【AI初心者必見】仕事効率化の新常識！ChatGPTを使ったテキスト作成時短術7選

「仕事の効率を上げたいけど、ChatGPTの使い方がよくわからない」という悩みを持つという方は多いのではないでしょうか？

今回はAI初心者が最初におさえておくべき、仕事の文書作成を劇的に改善するChatGPTの活用法を具体的なプロンプト例と一緒にご紹介します。

ChatGPTとは

はじめにChatGPTについてご紹介します。「ChatGPTは知ってるよ！」という方は【テキスト作成時短術7選】に飛んでくださいね。

話題の自動文章生成AIツール

ChatGPTは、OpenAIという会社が開発した「文章生成AI」です。人間が入力した「プロンプト」と呼ばれる指示文に従って、文章を自動で作ってくれます。

ChatGPTを活用することで、作業を劇的に効率化することができますよ。

ChatGPT 公式リンクはこちら＞＞＞
※Googleなどで「ChatGPT」と検索すると、偽サイトなどがでてくるので注意してくださいね！

GPT-3.5とGPT-4の違い

ChatGPTには「GPT-3.5」と「GPT-4」の2つのバージョンがあります。

項目	GPT3.5	GPT4
価格	無料	有料、月額20ドルでチャットGPT利用¹²
性能	基本性能	高性能
入力形式	テキスト入力のみ	エクセル・PDF・画像・動画など様々なデータ形式に対応
プラグインの使用可否	使用不可	使用可
拡張機能	使用不可	Advanced Date Analysis, DALL-E3, browse with bing
回答の創造性	創造的	さらに創造的。難易度の高いタスクにも対応

ChatGPTをお試しで使いたい、仕事で時々しか使わないという場合は無料版でも十分です。ですが、

など、徹底的に業務効率化をしたいなら「GPT-4」一択です。私もすぐに契約しました。

まずGPT-3.5で試してみて、もっと使いたいと思ったらGPT-4をぜひ検討してみてください。
※2023年11月現在、新規のGPT-4契約はストップになっています。

テキスト作成時短術7選

つづいて、テキスト作成時短術7選の内容を紹介します。今回ピックアップする時短術は次の7つです。

それぞれ詳しく、プロンプトと実際のアウトプットをご紹介します。

メール対応

• 顧客からの商品Aに関する質問に対し、丁寧に回答するメールを作成してください。
• プロジェクトの進捗状況を問い合わせます、同僚への簡潔でわかりやすいメールを書いてください。
• 注文確認のメールを顧客に送るためのテンプレートを作成してください。

実際のアウトプットは▶▶▶こちら

プレゼン資料の作成

• 新製品の特徴を効果的に紹介するプレゼンテーションの構成を作成してください。
• エコフレンドリーなイノベーションをテーマにしたプレゼンテーションのアイディアを提案してください。
• グローバル市場拡大に向けた戦略をプレゼンテーションで分かりやすく説明するためのコンセプトを考えてください。

実際のアウトプットは▶▶▶こちら

作った構成から実際のプレゼン資料を作る方法はこちら↓

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報告書の作成

• 今週の売上データをアップロードします。データを分析し、簡潔な報告書を作成してください。
• 四半期の市場動向分析レポートのテンプレートを作成してください。
• プロジェクトの完了報告書のドラフトを作成してください。

実際のアウトプットは▶▶▶こちら

会議資料の作成

• 次回のチームミーティング用の議題リストを作成してください。
• 会議の議事録のテンプレートを作成してください。
• プロジェクトの進行状況をまとめた会議用の資料を作成してください。

実際のアウトプットは▶▶▶こちら

データ分析とレポート作成

• 最新の市場調査データをアップロードします。要点をまとめたレポートを作成してください。
• 消費者行動の傾向に関するデータを分析し、結論を提示してください。
• 年間の売上データから重要な洞察を抽出して報告してください。

実際のアウトプットは▶▶▶こちら

コミュニケーションサポート

• 英語で書かれたこのビジネス提案書を日本語に翻訳してください。
• 外国のクライアントへのプロジェクト提案をスペイン語で作成してください。
• このFAQの内容に基づき、複数の言語でのFAQセクションをウェブサイト用に作成してください。

実際のアウトプットは▶▶▶こちら

タスク管理とスケジューリング

• 今週の重要なタスクは～～～です。優先順位をつけ、業務スケジュールを計画してください。
• 重要なミーティングとデッドラインのリストを作成してください。
• 効果的な時間管理のためのデイリープランを提案してください。6時起床、9時出社、18時退社、22時就寝がベースです。

実際のアウトプットは▶▶▶こちら

回答の精度を上げるコツ

今回ご紹介したプロンプトは一例です。

特に、意外と重要なのが①の役割設定です。役割設定については、よくあるカテゴリーごとに50個まとめているのでこちらを参考にしてください↓

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テキスト作成時短術7選まとめ

今回はChatGPTを使った効率的なテキスト作成時短術を、実践的なプロンプト例と合わせて紹介しました。

いますぐ使えるテキスト作成時短術7選は次の通りです。

ぜひ、これらのテクニックを自分の業務に取り入れて、ChatGPTの可能性を最大限に活用してみてください！