【仕事効率術】面倒な報告書をChatGPTで作成する方法

上司から指示を受けた「報告書の作成」。どんなことを書けばいいのか、何から手を付けたらいいのかも悩んでしまうし、タタキを作るのも時間がかかって面倒ですよね。

Aさん

ゼロから作ったら2~3時間、余裕で時間がかかっちゃう…

結論から言うと、ChatGPTを使えば各報告書のテンプレを一瞬で作ることができます!

今回はChatGPTを使って報告書を作る方法をご紹介します。

この記事を読んで分かること

  1. ChatGPTとは
  2. ChatGPTを使って報告書を作る方法
  3. 主な報告書のテンプレを作成するプロンプト(指示文)
目次

ChatGPTとは

はじめにChatGPTについてご紹介します。「ChatGPTは知ってるよ!」という方は【ChatGPTを使って報告書を作る方法】に飛んでくださいね。

話題の自動文章生成AIツール

ChatGPTは、OpenAIという会社が開発した「文章生成AI」です。人間が入力した「プロンプト」と呼ばれる指示文に従って、文章を自動で作ってくれます。

りこ

「超初心者向け ChatGPTのはじめ方」の資料はこちらからどうぞ

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ChatGPTを活用することで、作業を劇的に効率化することができますよ。

ChatGPT 公式リンクはこちら>>>
※Googleなどで「ChatGPT」と検索すると、偽サイトなどがでてくるので注意してくださいね!

GPT-3.5とGPT-4の違い

ChatGPTには「GPT-3.5」と「GPT-4」の2つのバージョンがあります。

りこ

それぞれ違いがあるので、比較して説明するね

項目GPT3.5GPT4
価格無料有料、月額20ドルでチャットGPT利用¹²
性能基本性能高性能
入力形式テキスト入力のみエクセル・PDF・画像・動画など様々なデータ形式に対応
プラグインの使用可否使用不可使用可
拡張機能使用不可Advanced Date Analysis, DALL-E3, browse with bing
回答の創造性創造的さらに創造的。難易度の高いタスクにも対応
GPT-3.5とGPT-4の違い

ChatGPTをお試しで使いたい、仕事で時々しか使わないという場合は無料版でも十分です。ですが、

  • エクセルのデータ分析をしたい
  • パワーポイント資料を作りたい
  • PDFの内容を要約したい

など、徹底的に業務効率化をしたいなら「GPT-4」一択です。私もすぐに契約しました。

りこ

月2,500円~3,000円程度で優秀な分析アシスタントが雇えるならかなりコスパいいよね!

まずGPT-3.5で試してみて、もっと使いたいと思ったらGPT-4をぜひ検討してみてください。

2023年11月現在、新規のGPT-4契約はストップになっています。
→2023年12月現在、Waiting Listに登録していた人から順に案内が届いているようです!

ChatGPTで報告書を作る方法

続いて、ChatGPTで報告書を作る方法をご紹介します。方法は2通りあります。

  1. GPT3.5(無料版)を使う方法
  2. GPT4(有料版)を使う方法

それぞれご紹介します。

GPT3.5(無料版)を使う方法

GPT3.5を使う場合の手順は次の通りです。

  1. プロンプトを入力する
  2. アウトプットされたものをワードに貼り付ける
  3. 体裁を整える

それぞれ詳しくご説明します。

①プロンプトを入力する

まずはプロンプトを入力します。このあとご紹介する各プロンプトを参考にしてください。

今回は例として「市場調査報告書」を使います。

②アウトプットされたものをワードに貼り付ける

出力されたテンプレートをコピーして、ワードに貼り付けます。

このときWord2019であれば「テキストのみ貼り付け」するのがおすすめです。

③体裁を整える

最後に体裁を整えて、必要な文章を入力していきます。

見出し1、2などを反映させて本文を入力していくと、あとで目次が自動生成できますよ。

報告書を作る時は、まず目次を確認してから調査→書いていくと漏れなく、効率よくできますね!

GPT4(有料版)を使う方法

GPT4を使う場合の手順は次の通りです。

  1. プロンプトを入力する
  2. アウトプットされたものをワードファイルで出力する

それぞれ詳しくご説明します。

①プロンプトを入力する

無料版と同様に、プロンプトを入力します。今回も例として「市場調査報告書」を使います。

②アウトプットされたものをワードファイルで出力する

アウトプットされたものに必要に応じて項目を追加し、ワードファイルで出力するように指示します。

30秒ほどで、ワードファイルでの出力が完了しました。

あとはダウンロードするだけです!

ダウンロードしたファイルがこちら↓↓

フォーマットまである程度、整っているのであとは書くだけですね!

時々ダウンロードできない場合があります。そういうときはサーバーが混雑しているなどOpenAI側の問題であることが多いです。時間をおいて再度、試してみてくださいね。

主な報告書のテンプレを作成するプロンプト(指示文)

続いて、主な報告書を作るためのシンプルなプロンプトをご紹介します。このプロンプトをベースに、ご自身の必要な情報を追加していけば報告書のテンプレートがすぐにできますよ。

ビジネスレポート:

市場分析報告書のテンプレート:

「特定の市場セグメントに関する市場分析報告書のテンプレートを作成してください。市場規模、成長率、トレンド、顧客セグメント、競合状況に関するセクションを含めてください。」

営業成績報告書のテンプレート:

「営業成績を評価するための報告書テンプレートを作成してください。期間別の売上、目標達成度、地域別売上、主要顧客セグメント、成長要因のセクションを設けてください。」

競合分析報告書のテンプレート:

「特定の業界における競合企業の分析を行うための報告書テンプレートを作成してください。製品/サービス比較、価格戦略、市場シェア、強みと弱みの分析を含めるセクションを設けてください。」

SWOT分析報告書のテンプレート:

「企業やプロジェクトのSWOT分析を行うための報告書テンプレートを作成してください。強み、弱み、機会、脅威の各セクションを明確に区別してください。」

財務関連のレポート:

予算報告書のテンプレート:

「予算計画と実績の比較分析を行うための予算報告書のテンプレートを作成してください。予算の概要、収入と支出の詳細、差異分析のセクションを含めてください。」

財務分析報告書のテンプレート:

「企業の財務状況を分析するための財務分析報告書のテンプレートを作成してください。財務諸表、財務比率、キャッシュフロー分析、財務健全性評価のセクションを設けてください。」

投資分析報告書のテンプレート:

「投資案件の評価を行うための投資分析報告書のテンプレートを作成してください。投資の目的、市場機会、リスク評価、財務予測、投資回収期間のセクションを含めてください。」

損益計算書のテンプレート:

「企業の損益状況を明確に示すための損益計算書のテンプレートを作成してください。売上高、原価、総利益、運営費用、純利益などのセクションを設けてください。」

プロジェクト管理レポート:

プロジェクト進捗報告書のテンプレート:

「プロジェクトの進捗状況を報告するための進捗報告書のテンプレートを作成してください。達成されたマイルストーン、現在の状況、問題点、リスク評価、次のステップのセクションを含めてください。」

リスク管理報告書のテンプレート:

「プロジェクトのリスクを管理するためのリスク管理報告書のテンプレートを作成してください。リスクの識別、影響度と発生確率、対応策、リスク軽減戦略のセクションを設けてください。」

ステークホルダー分析報告書のテンプレート:

「プロジェクトに関わるステークホルダーを分析するための報告書テンプレートを作成してください。ステークホルダーの識別、彼らの利害関係、影響力、コミュニケーション戦略のセクションを含めてください。」

プロジェクト評価報告書のテンプレート:

「プロジェクトの成果を評価するための評価報告書のテンプレートを作成してください。目標達成度、主要成果、問題点、学び、改善提案のセクションを設けてください。」

教育関連のレポート:

授業計画報告書のテンプレート:

「学校の授業計画を作成するための報告書テンプレートを作成してください。教育目標、授業内容、使用教材、評価方法、期待される成果のセクションを含めてください。」

学生の成績評価報告書のテンプレート:

「学生の成績を評価するための報告書テンプレートを作成してください。学生ごとの成績、クラス平均、強みと弱み、個別の進歩、教師のコメントのセクションを設けてください。」

教育プログラム分析報告書のテンプレート:

「教育プログラムの分析を行うための報告書テンプレートを作成してください。プログラム概要、参加者のデモグラフィック、学習成果、フィードバック分析、改善提案のセクションを含めてください。」

教育関連の調査研究報告書のテンプレート:

「教育分野の調査研究を行うための報告書テンプレートを作成してください。研究目的、方法論、参加者、主要発見、結論、今後の研究提案のセクションを設けてください。」

ChatGPTで報告書を作る方法まとめ

今回はChatGPTを使って面倒な報告書のテンプレを一瞬で作る方法をご紹介しました。

GPT3.5とGPT4で作る手順はそれぞれ次の通りとなります。

GPT3.5で作る場合

  1. プロンプトを入力する
  2. アウトプットされたものをワードに貼り付ける
  3. 体裁を整える

GPT4で作る場合

  1. プロンプトを入力する
  2. アウトプットされたものをワードファイルで出力する

GPT4を活用する方が工程がひとつ少なくて効率的にできます。

今回はビジネスシーンや教育関連で活用できるシンプルなプロンプトを16個ご紹介しました。報告書の作成を効率よくしたいけどChatGPTの使い方が分からないという人は今回の記事を参考に、プロンプトを使ってみるところから始めてみてくださいね。

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